Comment signaler une modification salariale à PROSPERITA ?
Le mieux est de la signaler en ligne via le portail des entreprises. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir effectuer cette déclaration dans les meilleurs délais afin qu’elle soit prise en compte dès le prochain décompte trimestriel. Si vous n’avez pas accès au portail des entreprises, vous pouvez signaler une nouvelle embauche à l’aide du formulaire « Annonce d’admission » ou des modifications salariales à l’aide du formulaire « Mutation de salaire ». En cas de départ d’une personne assurée, veuillez utiliser le formulaire « Annonce de sortie ».
À partir de quand l’obligation de cotisation de l’employeur commence-t-elle et quand prend-elle fin ?
L’obligation de cotiser commence le jour où la personne assurée entre dans l’entreprise/l’organisation. Elle prend fin le jour où la personne assurée quitte l’entreprise/l’organisation. Les cotisations sont calculées au jour près.
Existe-t-il d’autres modalités de paiement pour les employeurs ?
Oui. Outre les factures trimestrielles habituelles, les employeurs peuvent, s’ils le souhaitent, demander un paiement mensuel a posteriori des cotisations à la caisse de retraite. Les modifications doivent être effectuées au plus tard le 20 du mois pour être prises en compte dans la facture mensuelle.
Jusqu’à quand faut-il signaler les modifications pour qu’elles soient prises en compte dans la prochaine facture de cotisations ?
Si vous signalez en ligne les entrées, les départs et les modifications salariales au plus tard le 20 du mois, à 20 h 00, ceux-ci seront pris en compte dans la facture trimestrielle ou mensuelle suivante.
Quels éléments de salaire font partie du salaire annuel LPP et lesquels n’en font pas partie ?
Le salaire annuel est le salaire soumis à l’AVS convenu en début d’année (avec le 13e salaire). Les allocations versées de manière régulière, telles que les commissions, les primes de travail posté, de nuit, de dimanche et autres indemnités similaires, sont prises en compte.
Ne sont pas pris en compte dans le calcul du salaire annuel les éléments de salaire suivants, qui ne sont versés qu’occasionnellement :
- cadeaux d’ancienneté et gratifications exceptionnelles
- primes exceptionnelles hors-contrat
- rémunérations pour heures supplémentaires et travail supplémentaire
- indemnités de vacances en espèces
- prestations volontaires de l’employeur, telles que les primes exceptionnelles
- primes issues du programme de suggestions de l’entreprise
- indemnités de départ au sens de l’art. 339b CO et indemnités versées en cas de cessation des rapports de travail
Cette liste est exhaustive.
Quel salaire dois-je déclarer en début d’année si une personne assurée ne sera pas employée pendant toute l’année ?
Même si l’on sait d’ores et déjà qu’un salarié ou une salariée va quitter l’entreprise au cours de l’année en raison d’un licenciement, d’un ajustement du taux d’occupation ou d’un congé non payé, ou qu’il ou elle va bénéficier d’une adaptation salariale, le salaire annuel pour l’ensemble de l’année doit tout de même être déclaré en début d’année. Dès que le départ ou la modification salariale a été signalé, le décompte effectif est effectué par PROSPERITA.
Exemple : Madame M. travaille de janvier à avril, donc 4 mois, pour un salaire mensuel de 6000 francs. Le salaire annuel qui doit être déclaré en début d’année pour Madame M. s’élève donc à 72 000 francs, soit 12 × 6000 francs.
Comment déclarer le salaire annuel des personnes qui rejoignent l’entreprise en cours d’année ?
Veuillez nous déclarer le salaire AVS pour l’année entière, même si la personne n’a pas travaillé chez vous toute l’année. Le système de PROSPERITA calcule au prorata temporis les cotisations que vous devez verser.
Dois-je affilier mes collaborateurs à la LPP s’ils n’atteignent pas le seuil d’accès ?
Non. Les salariés ne doivent être affiliés que lorsque leur salaire mensuel atteint le seuil d’accès défini dans le plan de prévoyance de votre entreprise ou organisation.
Exemple : Monsieur. Z. perçoit un salaire mensuel de 2000 francs. Le seuil d’accès au plan de prévoyance de votre entreprise est toutefois fixé à 2200 francs. Monsieur Z. n’a donc pas besoin d’être affilié à PROSPERITA. Toutefois, dès qu’il gagnera plus de 2200 francs par mois, il devra être affilié et sera alors également assuré dans le deuxième pilier.
Dans quelle mesure les salariés temporaires doivent-ils être déclarés ?
Pour un contrat temporaire d’une durée maximale de trois mois, aucune déclaration n’est nécessaire. Dès que la durée du contrat est plus longue, la personne concernée doit être déclarée à compter de la date de début du contrat.
Quel salaire dois-je déclarer en début d'année si le salaire est variable ou si le salaire effectif n’est pas encore connu ?
Afin de pouvoir calculer vos cotisations mensuelles à la caisse de pension en début d’année, nous avons besoin du salaire annuel AVS présumé de votre personnel. Si aucun salaire fixe n’a été convenu avec les collaborateurs, vous pouvez soit fixer le salaire sur la base de l’année précédente, soit procéder à une estimation réaliste du salaire qui sera vraisemblablement versé. Ce salaire déclaré servira alors de base tout au long de l’année pour le calcul des cotisations d’épargne et de la couverture des risques. Vous serez ensuite invité-e à nous communiquer le salaire annuel effectif avant le 15 décembre de la même année, afin que nous puissions procéder en temps utile aux prélèvements ou crédits nécessaires pour le décompte du 4e trimestre.
Si les salaires annuels définitifs ne sont pas encore connus au 15 décembre (par exemple en raison de rémunérations liées au chiffre d’affaires, de primes en attente ou de primes de travail posté ou de nuit incertaines), vous pouvez procéder comme suit :
Vous utilisez la masse salariale définitive jusqu’à fin novembre, vous la divisez par 11, puis vous la multipliez par 12. Vous ajoutez enfin un éventuel 13e mois.
Si, en décembre, votre entreprise enregistre un chiffre d’affaires particulièrement élevé et, par conséquent, des composantes salariales variables importantes, vous pouvez fixer le salaire de décembre sur la base des chiffres des années précédentes.
Que dois-je faire si, à la fin de l’année, j'ai oublié de signaler une modification salariale dans les délais ?
De manière générale, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous signaler les modifications dès que possible, au plus tard le 15 décembre. Si vous ne respectez pas cette date limite, nous traiterons bien sûr les modifications avec effet rétroactif. Le règlement sur les frais s’applique toutefois dans ce cas. Les frais supplémentaires ou remboursements, ainsi que les frais prévus par le règlement sur les frais, vous seront facturés sur la prochaine facture trimestrielle.